pengendalian internal dan Pengambilan Keputusan

Pengertian Pengendalian Intern

       Dalam teori akuntansi dan organisasi, pengendalian intern atau kontrol intern didefinisikan sebagai suatu proses, yang dipengaruhi oleh sumber daya manusia dan sistem teknologi informasi, yang dirancang untuk membantu organisasi mencapai suatu tujuan atau objektif tertentu. Pengendalian intern merupakan suatu cara untuk mengarahkan, mengawasi, dan mengukur sumber daya suatu organisasi. Ia berperan penting untuk mencegah dan mendeteksi penggelapan (fraud) dan melindungi sumber daya organisasi baik yang berwujud (seperti mesin dan lahan) maupun tidak (seperti reputasi atau hak kekayaan intelektual seperti merek dagang).

Adanya sistem akuntansi yang memadai, menjadikan akuntan perusahaan dapat menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau pemegang saham, kreditur dan para pemakai laporan keuangan (stakeholder) lain yang dijadikan dasar pengambilan keputusan ekonomi. Sistem tersebut dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan. Lebih rinci lagi, kebijakan dan prosedur yang digunakan secara langsung dimaksudkan untuk mencapai sasaran dan menjamin atau menyediakan laporan keuangan yang tepat serta menjamin ditaatinya atau dipatuhinya hukum dan peraturan, hal ini disebut Pengendalian Intern, atau dengan kata lain bahwa pengendalian intern terdiri atas kebijakan dan prosedur yang digunakan dalam operasi perusahaan untuk menyediakan informasi keuangan yang handal serta menjamin dipatuhinya hukum dan peraturan yang berlaku.

Pada tingkatan organisasi, tujuan pengendalian inteberkaitan dengan keandalan laporan keuangan, umpan balik yang tepat waktu terhadap pencapaian tujuan-tujuan operasional dan strategis, serta kepatuhan pada hukum dan regulasi. Pada tingkatan transaksi spesifik, pengendalian intern merujuk pada aksi yang dilakukan untuk mencapai suatu tujuan tertentu (misal : memastikan pembayaran terhadap pihak ketiga dilakukan terhadap suatu layanan yang benar-benar dilakukan). Prosedur pengedalian intern mengurangi variasi proses dan pada gilirannya memberikan hasil yang lebih dapat diperkirakan. Pengendalian intern merupakan unsur kunci pada Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) tahun 1977 dan Sarbanes-Oxley tahun 2002 yang mengharuskan peningkatan pengendalian intern pada perusahaan-perusahaan publik Amerika Serikat.

Tujuan Pengendalian Intern

Tujuan pengendalian intern adalah menjamin manajemen perusahaan agar :

1.   Tujuan perusahaan yang ditetapkan akan dapat dicapai.

2.   Laporan keuangan yang dihasilkan perusahaan dapat dipercaya.

3.   Kegiatan perusahaan sejalan dengan hukum dan peraturan yang berlaku.

Pengendalian intern dapat mencegah kerugian atau pemborosan pengolahan sumber daya perusahaan. Pengendalian intern dapat menyediakan informasi tentang bagaimana menilai kinerja perusahaan dan manajemen perusahaan serta menyediakan informasi yang akan digunakan sebagai pedoman dalam perencanaan.

Elemen-Elemen Pengendalian Intern

Committee of Sponsoring Organizations of the Treatway Commission (COSO) memperkenalkan adanya lima komponen pengendalian intern yang meliputi Lingkungan Pengendalian (Control Environment), Penilaian Resiko (Risk Assesment), Prosedur Pengendalian (Control Procedure), Pemantauan (Monitoring), serta Informasi dan Komunikasi (Information and Communication).

Lingkungan Pengendalian (Control Environment)

Lingkungan pengendalian perusahaan mencakup sikap para manajemen dan karyawan terhadap pentingnya pengendalian yang ada di organisasi tersebut. Salah satu faktor yang berpengaruh terhadap lingkungan pengendalian adalah filosofi manajemen (manajemen tunggal dalam persekutuan atau manajemen bersama dalam perseroan) dan gaya operasi manajemen (manajemen yang progresif atau yang konservatif), struktur organisasi (terpusat atau ter desentralisasi) serta praktik kepersonaliaan. Lingkungan pengendalian ini amat penting karena menjadi dasar keefektifan unsur-unsur pengendalian intern yang lain.

Penilaian Resiko (Risk Assesment)

Semua organisasi memiliki risiko, dalam kondisi apapun yang namanya risiko pasti ada dalam suatu aktivitas, baik aktivitas yang berkaitan dengan bisnis (profit dan non profit) maupun non bisnis. Suatu risiko yang telah di identifikasi dapat di analisis dan evaluasi sehingga dapat di perkirakan intensitas dan tindakan yang dapat meminimalkannya.

Prosedur Pengendalian (Control Procedure)

Prosedur pengendalian ditetapkan untuk menstandarisasi proses kerja sehingga menjamin tercapainya tujuan perusahaan dan mencegah atau mendeteksi terjadinya ketidakberesan dan kesalahan. Prosedur pengendalian meliputi hal-hal sebagai berikut:

1.   Personil yang kompeten, mutasi tugas dan cuti wajib.

2.   Pelimpahan tanggung jawab.

3.   Pemisahan tanggung jawab untuk kegiatan terkait.

4.   Pemisahan fungsi akuntansi, penyimpanan aset dan operasional.

Pemantauan (Monitoring)

Pemantauan terhadap sistem pengendalian intern akan menemukan kekurangan serta meningkatkan efektivitas pengendalian. Pengendalian intern dapat di monitor dengan baik dengan cara penilaian khusus atau sejalan dengan usaha manajemen. Usaha pemantauan yang terakhir dapat dilakukan dengan cara mengamati perilaku karyawan atau tanda-tanda peringatan yang diberikan oleh sistem akuntansi.

Penilaian secara khusus biasanya dilakukan secara berkala saat terjadi perubahan pokok dalam strategi manajemen senior, struktur korporasi atau kegiatan usaha. Pada perusahaan besar, auditor internal adalah pihak yang bertanggung jawab atas pemantauan sistem pengendalian intern. Auditor independen juga sering melakukan penilaian atas pengendalian intern sebagai bagian dari audit atas laporan keuangan.

Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)

Informasi dan komunikasi merupakan elemen-elemen yang penting dari pengendalian intern perusahaan. Informasi tentang lingkungan pengendalian, penilaian risiko, prosedur pengendalian dan monitoring diperlukan oleh manajemen Winnebago pedoman operasional dan menjamin ketaatan dengan pelaporan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku pada perusahaan.

Informasi juga diperlukan dari pihak luar perusahaan. Manajemen dapat menggunakan informasi jenis ini untuk menilai standar eksternal. Hukum, peristiwa dan kondisi yang berpengaruh pada pengambilan keputusan dan pelaporan eksternal.

Pengertian Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan dapat dianggap sebagai suatu hasil atau keluaran dari proses mental atau kognitif yang membawa pada pemilihan suatu jalur tindakan di antara beberapa alternatif yang tersedia. Setiap proses pengambilan keputusan selalu menghasilkan satu pilihan final. Keluarannya bisa berupa suatu tindakan (aksi) atau suatu opini terhadap pilihan.

Dasar-dasar pengambilan keputusan menurut George R. Terry adalah :

1.   Intuisi

Pengambilan keputusan yang berdasarkan atas intuisi atau perasaan memiliki sifat subjektif, sehingga mudah terkena pengaruh.

2.   Pengalaman

Pengambilan keputusan berdasarkan pengalaman memiliki manfaat bagi pengetahuan praktis. Karena pengalaman seseorang dapat mempekirakan keadaan sesuatu, dapat memperhitungkan untung ruginya, baik-buruknya keputusan yang akan dihasilkan.

3.   Fakta

Pengambilan keputusan berdasarkan fakta dapat memberikan keputusan yang sehat, solid, dan baik.  Dengan fakta, maka tingkat kepercayaan terhadap pengambilan keputusan dapat lebih tinggi, sehingga orang dapat menerima keputusan-keputusan yang dapat dibuat dengan rela dan lapang dada.

4.   Wewenang

Pengambilan keputusan berdasarkan wewenang biasanya dilakukan oleh pimpinan terhadap bawahannya atau orang yang lebih tinggi kedudukannya kepada orang lebih rendah kedudukannya.

5.   Rasional

Pada pengambilan keputusan yang berdasarkan rasional, keputusan yg dihasilkan bersifat objektif, logis, lebih transparan, dan konsisten untuk memaksimumkan hasil atau nilai dalam batas kendala tertentu, sehingga dapat dikatakan mendekati kebenaran atau sesuai dengan apa yang diinginkan.

Faktor-faktor yang mempengauhi pengambilan keputusan

1.   Posisi/kedudukan sesesorang

      a.   Letak posisi.

      b.  Tingkatan posisi.

2.   Masalah

Masalah atau problem adalah apa yang menjadi penghalang untuk mencapai tujuan, yang merupakan penyimpangan dari apa yang diharapkan, direncanakan atau dikehendaki dan harus diselesaikan.

Masalah tidak selalu dapat dikenal dengan segera, ada yang memerlukan analisis, ada pula yang bahkan memerlukan riset tersendiri.

Masalah dapat dibagi ke dalam 2 jenis :

                a.   Masalah terstruktur.

                b.   Masalah tidak terstruktur.

Pembagian masalah yang lain :

                a.   Masalah rutin.

                b.   Masalah insidentil.

3.  Situasi

Keseluruhan faktor-faktor dalam keadaan, yang berkaitan satu sama lain, dan yang secara bersama-sama memancarkan pengaruh terhadap kita beserta apa yang hendak kita perbuat.

Faktor-faktor tersebut dibedakan :

                a.   Faktor-faktor yang konstan.

                b.   Faktor-faktor yang tidak konstan.

4.   Kondisi

Keseluruhan dari faktor-faktor yang secara bersama-sama menentukan daya gerak, daya berbuat atau kemampuan kita. Sebagian besar faktor-faktor tersebut merupakan sumber daya (resourches).

5.   Tujuan

Tujuan yang hendak dicapai, baik tujuan perorangan, tujuan unit (kesatuan), tujuan organisasi, maupun tujuan usaha yang pada umumnya telah ditentukan. Tujuan yang telah ditentukan dalam pengambilan keputusan merupakan tujuan antara (objective).

    

Pendapatan lain yang menyatakan bahwa faktor-faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan adalah :
1.   Keadaan internal organisasi terdiri dari :

      a.   Dana yang tersedia.

      b.   Keadaan sumberdaya manusia.

      c.   Kemampuan karyawan.

      d.   Kelengkapan dari perlatan organisasi.

      e.   Struktur organisasi.

2.   Keadaan eksternal organisasi, meliputi keadaan ekonomi, sosial, politik, hukum, budaya dan

       sebagainya.

3.   Tersedianya informasi yang diperlukan.

4.   Kepribadian dan kecakapan pengambil keputusan, meliputi penilaiannya, kebutuhannya,

       intelegensinya, keterampilannya, kapasitasnya dan sebagainya.

Menurut George R. Terry, faktor-faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan :
1.   Hal-hal yang berwujud, tidak berwujud, yang emasional maupun yang rasional.
2.   Tujuan organisasi.
3.   Orientasi.
4.   Alternatif-alternatif tandingan.
5.   Tindakan.
6.   Waktu.
7.   Kepraktisan.
8.   Pelembagaan.

9.   Kegiatan berikutnya

Menurut John D. Millet, faktor-faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan :

1.   Pria dan wanita.

2.   Peranan Pengambil Keputusan.

3.   Keterbatasan Kemampuan.

Jenis-jenis Pengambilan Keputusan

1.  Berdasarkan program atau regularitas terdiri dari :

a.  Pengambilan keputusan terprogram, yaitu pengambilan keputusan yang sifatnya rutinitas, berulang-ulang, dan cara menanganinya telah ditentukan.

b.   Pengambilan keputusan tidak terprogram, yaitu pengambilan keputusan yang tidak rutin dan sifatnya unik sehingga memerlukan pemecahan khusus.

2.   Berdasarkan tingkat kepentingannya :
Pada umumnya suatu organisasi memiliki hierarki manajemen.  Secara klasik, hierarki ini terbagi tiga
tingkatan, yaitu :
a. Manajemen Puncak yang berkaitan dengan masalah perencanaan yang bersifat strategis (strategic
     planning). Pada manajemen puncak keputusan yang diambil adalah keputusan strategis.
b. Manajemen Menengah, yaitu menangani permasalahan kontrol/pengawasan yang sifat pekerjaannya
     lebih banyak pada masalah administrasi. Pada manajemen menengah ini keputusan yang diambil
     adalah keputusan administrasi/taktis.  Keputusan ini adalah keputusan yang berkaitan dengan
     pengelolaan sumberdaya.
c. Manajemen Operasional, yaitu berkaitan dengan kegiatan operasional (kegiatan operasi harian).
    Keputusan yang diambil pada manajemen operasional disebut keputusan operasional.

3.   Berdasarkan tipe persoalan :

a. Keputusan internal jangka pendek, yaitu keputusan yang berkaitan dengan kegiatan rutin/operasional seperti : pembelian bahan baku, penentuan jadwal produksi.

b.  Keputusan internal jangka panjang, yaitu keputusan yang berkaitan dengan permasalahan organisasional seperti : perombakan struktur organisasi, perubahan departemen.

c.    Keputusan eksternal jangka pendek, yaitu keputusan yang berkaitan dengan semua persoalan yang berdampak dengan lingkungan dalam rentang waktu yang relatif pendek, seperti : mencari subkontrak untuk suatu permintaan khusus.

d.  Keputusan eksternal jangka panjang, yaitu keputusan yang berkaitan dengan semua persoalan dengan lingkungan dalam rentang waktu yang relatif panjang, seperti : merger dengan perusahaan lain dan ini bersifat strategis.

4. Berdasarkan lingkungannya :
     a.   Pengambilan keputusan dalam kondisi pasti.
     b.   Pengambilan keputusan dalam kondisi resiko.
     c.   Pengambilan keputusan dalam kondisi tidak pasti.
     d.   Pengambilan keputusan dalam kondisi konflik.