Mendokumentasikan Sistem Informasi

Nama Anggota:

1. ELYSA SIMIHANGGRAINI

2. HERLIN SARAS NING TIAS

3. NATALIA

Abstraksi
bab ini mengajarkan Anda untuk mempersiapkan dokumentasi untuk menggambarkan aspek dari suatu sistem informasi. kami tununjukan cara menggambar untuk menggambarkan data flow diagram dan flowchart komponen logis dan fisik dari sistem informasi. Kami juga menjelaskan tentang data dictionaries / kamus data. Entri dalam kamus data, menggambarkan data , file dan proses dalam sebuah system informasi.

Setelah kamu mempelajari bab ini, anda harus mengembangkan beberapa fasilitas dalam menyiapkan dan menggunakan dokumentasi system informasi.



Tujuan Pembelajaran
-untuk membaca dan ealuasi dokumentasi system informasi
-untuk menyiapkan data flow diagram dan flowchart sistem dari narasi



Perkenalan
Kami memperkenalkan data flow diagram, flowchart system , dan kamus data pada bab ini, dan kami menunjukan pada kamu bagaimana cara membaca dan menyiapkan mereka.dengan fasilitas alat-alat akan membantu anda untuk membaca dokumentasi system, memahami dan meng-evaluasi system informasi. Anda tidak dapat mencapai bab tujuan pembelajaran dengan metode studi membaca tradisional. Oleh karena itu, Anda tidak bisa menjadi pengamat pasif dalam proses. Anda harus bekerja bersama dengan kami karena kami menunjukkan alat-alat. Selanjutnya , Anda harus berlatih alat ini untuk mengembangkan keterampilan Anda.

Auditor, system analis, pelajar dan pihak lainya yang berkepentingan menggunakan dokumentasi untuk memahami,menjelaskan,dan meningkatkan system informasi yang kompleks. Pertama , mempertimbangkan “khas” system informasi.menganggap bahwa system informasi ini berbasi computer, memiliki sejumlah terminal terhubung melalui telekomunikasi untuk menghubungkan, digunakan oleh selusin orang di dalam dan di luar organisasi. Memiliki ratusan program yang melakukan fungsi untuk hampir setiap organisasi dalam departemen, ribuan proses transaksi dan ratusan permintaan informasi manajemen, dan memiliki orang-orang di seluruh organisasi menyiapkan input dan menerima output sistem.

Untuk system seperti itu kita memerlukan gambar dibandingkan dengan deskripsi narasi. Untuk “melihat” dan menganalisa semua input dan output. Sebagai contoh dengan flowchart system kita dapat tulis menulis alur dari manajemen operasi, dan system informasi, dan kita dapat mengerti siapa yang menerima output dan dimana mereka bias mendapatkan-nya. mungkin, analisis kami akan mengarah pada perbaikan sistem. Kami yakin bahwa setelah menyiapkan dan menggunakan dokumentasi system informasi , kamu akan setuju bahwa data flow diagram dan flowchart akan sangat lebih efisien (efektif) daripada narasi untuk bekerja dalam system yang kompleks. penerapan alat ini, bahkan pada sistem yang relatif sederhana digambarkan dalam buku ini harus setuju dengan fakta ini.

selain menggunakan dokumentasi untuk memahami dan meningkatkan sistem, organisasi dapat menggunakannya untuk tujuan penting lainnya. Sebagai contoh, dokumentasi di gunakan untuk menjelaskan system dan mengajari personil. Juga, dokumentasi digunakan oleh auditors untuk menjelaskan system informasi untuk mengerti system dan evaluasi control system. Kami akan menggunakan sisa seluruh peralatan dokumentasi buku teks ini. Jika kamu menginvestasi-kan waktu untuk belajar peralatan ini dan latihan bagaimana cara menggunakan mereka, usaha kamu akan membuahkan hasil berdasarkan pemahaman dalam mengikuti bab ini.

Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (Sebuah aliran data diagram) (DFD) adalah representasi grafis dari suatu sistem. Sebuah DFD menggambarkan komponen sistem, data mengalir di antara komponen, dan sumber-sumber, tujuan, dan penyimpanan data. Dalam gambar 3.1 akan ditunjukkan empat simbol dan definisinya yang digunakan di dalam DFD.

Simbol bubble/lingkaran :

menggambarkan suatu entitas atau proses dimana aliran  masuknya  data diubah menjadi aliran data keluar.

Simbol aliran data :

merupakan jalur untuk data.

Simbol entitas eksternal :

menggambarkan sumber atau tujuan data di luar sistem.

File simbol :

merupakan tempat di mana data disimpan.

Beberap istilah penting dalam sistem tersebut adalah :

·       Lingkaran : dalam diagram konteks  mendefinisikan batasan sistem,

·       Batasan : adalah perbatasan antara "sistem yang penting" dan lingkungan sistem,

·       Lingkungan : terdiri dari semua yang mengelilingi sistem,

·       Entitas : menunjukkan lingkungan yang relevan,

·       Lingkungan yang relevan : adalah bagian dari lingkungan yang mempengaruhi "sistem yang penting", karena sistem didefinisikan.

Sebagai contoh, pada Gambar 3.2, hanya pelanggan dan bank yang berada dalam lingkungan yang relevan. Bisakah kita termasuk ke dalam penyewa sebagai sumber pembayaran untuk menyewa? Ya,  dan, jika kita lakukan, diagram konteks akan menyertakan entitas "Penyewa" dan aliran data yang menggambarkan pembayaran sewa.

Konsep sistem yang terakhir adalah interface. Interface merupakan aliran yang menghubungkan sistem dengan sistem lingkungan tersebut. Dalam gambar 3.2, "Payment" dan "Deposit" merupakan sebuah interface/antarmuka. Hubungan antara komponen sistem (yaitu, antar subsistem) juga bisa dibilang sebagai interface.

Physical Data Flow Diagram

Physical Data Flow Diagram (diagram aliran data fisik) adalah representasi bergambar dari sistem yang menunjukkan entitas sistem internal dan eksternal, serta arus data masuk dan keluar dari entitas. Entitas internal bisa berupa :

·       Orang atau tempat (misalnya, departemen)

·       atau mesin (misalnya, komputer) yang mengubah data dalam sistem.

Jadi, perhatikan bahwa proses dalam Gambar 3.4 diberi label dengan "kata kerja" yang menggambarkan tindakan yang dilakukan, dan tidak dilabeli dengan "kata benda" yang kita lihat dalam Physical DFD.

Gambar 3.4 adalah perincian dari diagram konteks pada Gambar 3.2. Karena semua lingkaran-lingkaran pada Gambar 3.4 di beri nomer diikuti dengan titik desimal dan angka nol, diagram ini sering disebut dengan diagram "level 0". Anda harus menyadari bahwa setiap data yang masuk dan keluar dari lingkaran konteks pada Gambar 3.2 juga mengalir masuk dan keluar dari lingkaran pada Gambar 3.4 (kecuali untuk laporan arus diantara lingkaran-lingkaran, seperti "Data Penjualan", yang terdapat pada lingkaran di Gambar 3.2). Ketika dua DFD -dalam hal ini, konteks dan level 0- memiliki arus data yang sama dengan data eksternal, kita dapat simpulkan bahwa DFD sudah seimbang. Jika yang seimbang yaitu, diagram konteks, Logical DFD, dan Physical DFD, berarti DFD sudah benar.

Untuk memperoleh Gambar 3.4, kita telah "merinci" diagram konteks pada Gambar 3.2 ke dalam komponen yang lebih kecil. Kami telah melihat ke dalam diagram konteks untuk melihat subdivisi utama dari "proses penerimaan kas". Subdivisi berurutan, atau "perincian", dari Logical DFD disebut partisi top-down dan, ketika dilakukan dengan benar, pasti akan mengarah pada DFD yang seimbang.

Kami akan menggunakan Gambar 3.5, yang menggambarkan satu set generik DFD yang telah seimbang, untuk belajar mempartisi dan menyeimbangkan. Perhatikan bahwa level 0 DFD (bagian b) memiliki input yang sama (A) dan output yang sama (B) sebagai diagram konteks (bagian a). Sekarang lihat pada bagian c, yaitu perincian lingkaran 1.0. Bagian c memiliki input yang sama (A) dan output yang sama (C dan D) di bagian b. Hubungan ini harus tetap ada karena diagram 1.0 (bagian c) merupakan perincian dari lingkaran 1.0 pada bagian b. Hal yang sama dapat dikatakan untuk bagian d, yang merupakan partisi dari lingkaran 3.0. Jadi, bagian e menunjukkan diagram 3.1, yaitu sebuah partisi dari lingkaran 3.1. Pelajari Gambar 3.5 dan pastikan Anda memahami hubungan antara level di dalam DFD. Ketika Anda sedang mempelajari sebuah gambar, Anda juga mungkin akan menyadari dan melihat konvensi yang digunakan untuk menomori lingkaran pada setiap levelnya. Dan juga, anda akan melihat bahwa entitas muncul dalam diagram konteks dan diagram level 0, tetapi biasanya tidak muncul dalam diagram di bawah level 0.

Partisi top-down dari DFD sering dikaitkan dengan pendekatan sistem, yang merupakan cara berpikir tentang solusi untuk mengatasi masalah dan tentang bagaimana rancangan dari sistem informasi. Pendekatan sistem meminta kita untuk menyadari/mengerti sebuah sistem secara keseluruhan yang terdiri dari beberapa bagian yang saling berhubungan. Dengan menggunakan pendekatan ini, kita kemudian menganalisis masalah atau sistem dengan menguraikan system (Atau situasi masalah) dengan cara top-down, akan terlihat lebih detail. Setelah melakukan dekomposisi dengan melihat sistem dan tujuan sistem, serta menarik adanya keterkaitan antara system yang satu dengan sistem lain, barulah kita dapat memecahkan masalah atau merancang sistem baru.

CATATAN:

         Tidak ada Diagram 2.0, sebagai proses 2.0 adalah proses dasar.

         Asumsikan bahwa lingkaran 1.1, 1.2, 1.3, 1.4, 3.1.1, 3.12, dan 3.2 adalah proses dasar.

Kita bisa menggunakan DFD dalam dua cara utama yaitu: Kita dapat menggambanya dengan cara mendokumentasikan sistem yang ada, atau kita dapat membuatnya dengan cara menelaah sistem yang baru dibuat.

Pada bagian ini, kami menjelaskan suatu proses pembuatan DFD dari sebuah narasi untuk menggambarkan sebuah sistem yang sudah ada.

Narasi

Gambar 3.6 berisi narasi yang menggambarkan sistem penerimaan kas pada Perusahaan Causeway dengan:

·       Kolom pertama menunjukkan nomor paragraf,

·       Kolom kedua berisi nomor baris untuk teks narasi,

·       Kolom ketiga berisi teks narasi.

Di sini dijelaskan metode menggambar DFD secara berurutan untuk sistem pada Perusahaan Causeway.

Jika menyimak dan mempraktekan tulisan ini, DFD (dan diagram alur) yang akan dibuat akan memiliki tampilan yang lebih profesional, terlebih jika Anda menggunakan template flowchart. Template flowchart adalah kumpulan berbagai simbol charting (seperti lingkaran, kotak, dan persegi panjang) sekaligus menyediakan sarana untuk memprediksi simbol yang akan digunakan sehingga mempercepat dalam pembuatan flowchart.

Tabel Entitas dan Aktivitas

Langkah pertama kami adalah untuk membuat tabel entitas dan aktivitas. Dalam jangka panjang, daftar ini akan mengarah pada persiapan DFD dan flowchart yang lebih cepat dan akurat, karena menjelaskan informasi yang terdapat dalam narasi dan membantu mendokumentasikan sistem dengan benar.

Untuk memulai Tabel entitas dan kegiatan, pertama lihat narasi yang disortir secara line-by-line (baris demi baris) dan menempatkan sebuah kotak di sekitar kejadian pertama dari setiap internal dan entitas eksternal. Setelah Anda telah menempatkan kotak di masing-masing perusahaan, daftar setiap entitas, dan kemudian membandingkan daftar ke dalam daftar pada kolom pertama dari Tabel 3.1. Perhatikan bahwa narasi mengacu pada beberapa entitas dalam lebih dari satu cara. Sebagai contoh, kita memiliki "ruang surat" on line 3 dan "pegawai" pada baris 5.

 

 

 

 Mengapa kita memiliki "bank" dan "buku besarkantor" dalam daftar kami? Karena kita asumsikan bahwa mereka menerima item (yaitu, deposit dan jumlah penerimaan uang tunai) yang dikirimkan kepada mereka. Mengapa kita memberikan daftar "terminal online" pada komputer?

Karena terminal tidak muncul untuk melakukan pengolahan apapun tetapi tampaknya menjadi bagian dari komputer pusat. Sebelum membaca pada, menyelesaikan segala perbedaan antara daftar entitas dan daftar di kolom pertama dari tabel 3.1. Menggambar Diagram Konteks Kami tidak siap untuk menggambar diagram konteks. Karena diagram konteks terdiri dari lingkaran saja, kita dapat mulai diagram konteks kita dengan menggambar satu lingkaran di tengah kertas kami. Selanjutnya, kita harus menarik kotak entitas. Untuk melakukan ini, kita harus memutuskan mana dari entitas dalam table3.1 bersifat eksternal dan akan menjadi sumber atau tenggelam, dan yang bersifat internal ke sistem.

 Pedoman 1: 
Termasuk dalam konteks sistem (bubble) setiap entitas yang melakukan kegiatan informasi satu atau lebih pengolahan. Informasi kegiatan pengolahan adalah mereka yang kegiatan mengubah data. Informasi kegiatan pengolahan meliputi persiapan dokumen, entri data, verifikasi, klasifikasi, pengaturan atau pemilahan, perhitungan, dan rangkuman. Data pengiriman dan penerimaan tidak informasi kegiatan pengolahan karena mereka tidak mengubah data. Untuk mengetahui mana entitas melakukan kegiatan pengolahan informasi tidak ada, kita harus memeriksa tabel entitas dan kegiatan dan menghilangkan kegiatan yang tidak proses kegiatan informasi. Pergi melalui meja Anda entitas dan kegiatan dan mencoret semua kegiatan yang tidak melakukan kegiatan pengolahan informasi. 

Pedoman 2: 
Sertakan hanya rutinitas pemrosesan normal, tidak terkecuali rutinitas atau rutinitas kesalahan pada diagram konteks, DFD fisik, dan tingkat 0 DFD logis. Karena kegiatan 15 hanya terjadi ketika data pembayaran mengandung kesalahan, kita menghilangkan kegiatan ini untuk saat ini. Tabel entitas dan kegiatan, dengan kegiatan dieliminasi dicoret, sekarang harus menunjukkan bahwa ruang surat, piutang, kasir, dan komputer melakukan proses dan informasi bahwa pelanggan, bank, dan buku besar kantor.

 Pedoman 3: 
Termasuk pada semua dokumentasi sistem (dan hanya) kegiatan yang dijelaskan dalam narasi sistem . Karena ada tiga entitas eksternal ke sistem-lintas uang tunai penerimaan custemer, bank, dan kantor buku besar - Anda harus mengambil tiga kotak di atas kertas Anda mengelilingi gelembung konteks satu. Selanjutnya, menggambar dan label arus data yang menghubungkan entitas eksternal dengan gelembung. Karena logis (versus fisik) label biasanya digunakan pada diagram konteks, Anda harus melakukan yang terbaik untuk mendapatkan label logis untuk arus. Langkah terakhir adalah untuk label gelembung konteks. Tulis label deskriptif yang mencakup pengolahan yang terjadi dalam sistem. Label kami dalam gambar 3.7 menunjukkan ruang lingkup dari sistem lintas - yaitu, reccipt kas dari sumber lain. Gambar 3.7 adalah diagram konteks jalan lintas selesai. bandingkan dengan diagram konteks Anda, dan menyelesaikan setiap perbedaan. Perhatikan bahwa kita termasuk persegi tunggal untuk banyak pelanggan. Panduan yang berikut berlaku. 

Pedoman 4:
 Ketika beberapa entitas beroperasi identik, menggambarkan hanya satu untuk mewakili semua. Menggambar Diagram fisik saat Data Flow Untuk menjaga DFD fisik saat ini seimbang dengan diagram konteks, DFD Mulai saat ini fisik Anda dengan menggambar tiga entitas exrenal dari diagram konteks dekat tepi kertas sepotong. Selanjutnya, menggambar dan label setiap aliran data yang masuk ke dua tenggelam dan keluar dari sumber tunggal. Biarkan tengah halaman, di mana kita akan sketsa sisa diagram, sebagai kosong mungkin. Karena ini DFD fisik, aliran data harus memiliki label yang menggambarkan sarana yang aliran dicapai. Misalnya, pembayaran dari pelanggan sekarang harus diberi label "Cek dan saran pengeluaran uang". Karena setiap entitas internal yang tercantum dalam Tabel 3.1, tabel entitas dan kegiatan, menjadi gelembung dalam DFD fisik kita, kita tahu bahwa saat ini DFD fisik kita akan berisi empat gelembung: masing-masing untuk bagian surat-surat, kasir, piutang, dan komputer. Kami akan mulai menambahkan keempat gelembung dengan terlebih dahulu menggambar gelembung pada diagram kita yang menghubungkan sumber dan tenggelam. Selama proses ini, Anda harus mempertimbangkan semua kegiatan "kirim" dan "Menerima" dan kegiatan timbal balik tersirat. Misalnya, aktivitas 1 menunjukkan bahwa ruang surat "menerima" cek dan saran pengiriman uang. 

Seperti yang kita katakan sebelumnya, implikasinya adalah bahwa pelanggan "mengirimkan" barang-barang. Menggambar dan label gelembung ruang surat, gelembung piutang, dan gelembung kasir. Gunakan aliran data untuk menghubungkan masing-masing tiga gelembung untuk yang berhubungan dengan entitas eksternal. Untuk melengkapi DFD fisik, kita harus melewati beberapa tabel entitas dan aktivitas utama sekali lagi dan menarik semua entitas yang tersisa dan arus. Ikuti bersama dengan kami saat kami menyelesaikan diagram. Kegiatan 5 menunjukkan hubungan antara ruang surat dan piutang. Kegiatan 6 menunjukkan hubungan antara ruang surat dan kasir. Kegiatan 8 memberitahu kita bahwa penagih piutang memasukkan data ke dalam komputer. Gambarlah gelembung komputer, label "4.0", dan menghubungkannya ke piutang. Untuk melakukan aktivitas 9, piutang harus menerima laporan dari komputer. Menggambar dan label satu atau dua aliran (kami memilih dua aliran). Untuk melakukan aktivitas 11, kasir harus menerima slip setoran dari komputer. Kegiatan 13 menyiratkan bahwa piutang master file harus dibaca sehingga catatan faktur terbuka dapat diambil. Menarik piutang master file dan aliran dari file ke komputer gelembung. Perhatikan bahwa label pada file menunjukkan bahwa media penyimpanan fisik disk. Kami menggambar aliran hanya dari file karena permintaan data tidak aliran data. Oleh karena itu, kita tidak menunjukkan permintaan untuk catatan faktur terbuka. Pergerakan catatan keluar dari file dalam menanggapi permintaan ini adalah aliran data dan ditampilkan. Juga, perhatikan bahwa kita tidak menunjukkan aliran dari file induk piutang rekening langsung ke gelembung piutang. Karena piutang master file adalah file komputer, hanya komputer dapat membaca atau menulis file tersebut. Karena catatan faktur terbuka harus dibaca ke dalam komputer, diperbarui dan kemudian membaca kembali ke akun master file piutang., Aktivitas 14 membutuhkan aliran data dari dan ke akun master file piutang. (Kami menarik aliran data dari file untuk aktivitas 13). Kegiatan 17 mengharuskan kita menggambar sebuah file untuk rekaman log dan bahwa kita menarik data dari komputer ke file, di mana aktivitas 16 mengharuskan kita menggambar aliran dari file log. Akhirnya, untuk menggambarkan aliran data yang dibutuhkan untuk mencetak laporan menunjukkan dalam kegiatan 18 dan 19, kita perlu untuk menarik arus dari kedua file ke komputer. Anda mungkin berterima kasih bahwa semua aliran masuk dan keluar dari file-file tersebut tidak diperlukan. Kami menawarkan saran dari sebuah panduan. Pedoman 5: Untuk lebih jelasnya, menggambar aliran data untuk setiap aliran masuk dan keluar dari file. Gambar 3.8 adalah DFD jalan lintas diselesaikan fisik saat ini. Bandingkan dengan diagram dan, sebelum membaca pada, menyelesaikan segala perbedaan. Anda harus menyadari bahwa ada file antara ruang surat dan kasir. File ini, tidak disebutkan dalam narasi ditambahkan untuk menunjukkan bahwa kasir harus berpegang pada kumpulan cek sampai slip setoran dicetak pada terminal komputer. Kami menawarkan panduan yang berikut. 

Pedoman 6: 
Jika file secara logis diperlukan (yaitu, karena adanya keterlambatan antara proses), termasuk file dalam diagram, apakah atau tidak disebutkan dalam cerita. Haruskah kita menarik file untuk menunjukkan bahwa kumpulan saran pengiriman uang dan total sejumlah dipertahankan dalam piutang sampai laporan komputer yang diterima? Kita bisa. Anda harus menggunakan pedoman 6 hati-hati, bagaimanapun, sehingga Anda tidak menarik ini DFD yang clutterd dengan file dan karena itu sulit untuk dibaca. Anda perlu menggunakan penilaian Anda. 

sudah memiliki daftar kegiatan yang akan dimasukkan dalam DFD tingkat 0. Apakah Anda tahu apa daftar itu? Kegiatan untuk dimasukkan dalam DFD level 0 adalah kegiatan yang tersisa di meja entitas dan kegiatan.

Pedoman 7:

kegiatan kelompok jika mereka terjadi di tempat yang sama dan pada waktu yang sama.

           

Misalnya, kegiatan 2 dan 3 yang dilakukan di ruang surat oleh petugas sebagai setiap pembayaran diterima.

Pedoman 8:

Kegiatan kelompok jika mereka terjadi pada saat yang sama tapi di tempat yang berbeda.
Misalnya, aktivitas 11 dilakukan oleh kasir "segera" setelah komputer mencetak slip setoran dalam kegiatan 16.

Pedoman 9:

Kegiatan kelompok yang tampaknya logis terkait, dalam rangka eliminasi tunggal aktivitas gelembung sedapat mungkin.

Pedoman 10:

Untuk membuat DFD dibaca, gunakan antara lima dan tujuh gelembung.

Kami telah menemukan bahwa kita dapat mengikuti panduan ini lebih mudah jika kita "semacam" tingkat 0 kegiatan. Meskipun ada sejumlah cara untuk mengurutkan kegiatan, pemilahan kronologis menyebabkan lebih cepat untuk solusi. Cobalah memilah kegiatan dalam urutan kronologis, kemudian meninjau tabel 3.2 untuk melihat seberapa dekat daftar diurutkan datang ke kita. Menyelesaikan perbedaan sebelum pindah.

Sekarang, cobalah golongkan kegiatan dalam tabel 3.2 sebagai Anda percaya bahwa mereka harus dikelompokkan. . Sebagai contoh, jika kita menerapkan pedoman 7 (yaitu, waktu yang sama dan tempat yang sama), kita bisa menggabungkan kegiatan 2 dan 3; kegiatan 13, 14, dan 17;

Pedoman 11:
Sebuah aliran data harus pergi ke alun-alun entitas operasi pada saat operasi hanya fungsi yang akan dilakukan oleh entitas tersebut. aliran data harus memasukkan jika entitas operasi adalah untuk melakukan suatu kegiatan pemrosesan informasi.
Sebagai contoh: ketika entitas operasi menerima Barang, sebuah DFD fisik bisa menunjukkan baik sebagai "menerima", di mana sebagai DFD logis mungkin menunjukkan baik kotak departemen menerima atau menyelesaikan menerima laporan "lingkaran".
Pada DFD fisik, membaca file komputer dan menulis ke file komputer harus melalui komputer. Ini adalah proses untuk keluar-dari transaksi biasa atau erroneos. Pengolahan yang dilakukan di selain situasi normal harus didokumentasikan di bawah tingkat 0 DFDwith menolak rintisan yang menunjukkan bahwa proses exeptional harus dapat diketahui. Ini menolak stub, yang hanya ditunjukkan di diagram tingkat yang lebih rendah, dapat ditambahkan tanpa membawa himpunan diagram tidak seimbang.